Jak vypočítat pracovní zátěž účetního

Mzdový účetní – v tomto případě mohou nastat následující problémy:

• zaměstnanec dá výpověď, což znamená, že musíte vybrat a zaškolit nového zaměstnance, nebo se obrátit na outsourcingovou společnost
• zaměstnanec nemá potřebnou kvalifikaci
• zaměstnanec dočasně nemůže vykonávat své povinnosti (čerpá nemocenskou, odchází na mateřskou dovolenou atd.) a organizace si chce jeho pozici udržet, což vyžaduje nalezení hodné alternativy na určitou dobu
• přístup zaměstnance k jeho povinnostem se z nespecifikovaných důvodů zhoršil
• čelíte skutečnosti, že nemůžete kompenzovat pokuty regulačních orgánů, ani překročení částek vypočítaných a vydaných zaměstnancům v souladu se zákonem

Pokud nastane některá z těchto situací
Je čas přemýšlet o outsourcingu zpracování mezd.

Kombinující specialista:

• Výpočet zabere 20 % vaší pracovní doby nebo více (možná kvůli tomu, že pracovník na částečný úvazek dělá mnoho chyb a tráví příliš mnoho času)
• máte několik právnických osob, samostatných divizí, pro každou z nich musíte připravovat mzdové výkazy
• Nemáte dostatek času na důležitější funkce, jako je analýza nákladů, daňová optimalizace, jste neustále přepracovaní, ale reporting je stále uzavřen „na poslední den“
• Nejste spokojeni s kvalifikací personálu (vznikají problémy s regulačními orgány, dochází k chybám ve výpočtech)
• Zaměstnanec na částečný úvazek je propuštěn a není za něj náhrada
• požadavky společnosti na výpočet mezd se zvýšily (byly zavedeny nové obchodní procesy, struktura organizace se zkomplikovala, práce se automatizuje), je potřeba více kompetentních pracovníků
• čelíte skutečnosti, že nemůžete kompenzovat pokuty regulačních orgánů, ani překročení částek vydaných zaměstnancům v souladu se zákonem

To dává důvod k úvaze o outsourcingu výpočtu mezd naší organizaci.

Účetní firma:

• kvalita služeb dodavatele neodpovídá jejich ceně
• při převodu výdělků dochází k chybám (v nesprávné výši nebo na nesprávné údaje)
• během údržby se používá nestandardní program, což zpochybňuje transparentnost procesu a také možnost jeho kontinuity
• dodavatel se nesnaží řešit vznikající problémy, například se nesnaží najít rezervy na snížení daní z různých druhů plateb zaměstnancům, protože to považuje za „není jeho oblastí odpovědnosti“.
• Požadavky společnosti na výpočet mezd se zvýšily a je potřeba více kompetentních pracovníků.
• nemůžete kompenzovat pokuty regulačních orgánů, ani překročení částek vypočítaných a vydaných zaměstnancům v souladu se zákonem

Všechny tyto případy ukazují, že je na čase přemýšlet o změně dodavatele.

K CO TO MŮŽE VÉST? NESPRÁVNÝ VÝPOČET MZDY

Hlavní problémy:

• Informace o pracovní době zaměstnanců (včetně volna, dovolených a služebních cest) nejsou shromažďovány včas a nejsou vždy zadávány správně.
• Průměrný výdělek se vypočítává nesprávně, což vede k nadhodnocení nebo podhodnocení plateb a následným konfliktním situacím.
• Platy jsou vypočítávány nesprávně, což s sebou nese riziko reklamací ze strany zaměstnanců a také kontrol ze strany regulačních orgánů.
• Daně jsou vypočítávány nesprávně (daňové zákony nejsou uplatňovány nebo jsou nesprávně interpretovány)
• Účetní pro výplaty nebere v úvahu všechny typy plateb

Důsledky:

• Nedostatečné/přeplacené platby zaměstnancům
• Kvůli chybnému výpočtu daně – nedoplatku nebo přeplatku do rozpočtu
• Nesprávný výpočet mzdy ve prospěch zaměstnance vede k neoprávněnému podhodnocení daně z příjmu – k nápravě situace budete muset podat opravená přiznání nebo počkat na audit

Tomu se můžete vyhnout, když nás kontaktujete.

• Výpočet mezd je naší hlavní profesní funkcí, máme kompetence, čas a zdroje k analýze a ověřování mzdových údajů.
• Naši specialisté mají hluboké znalosti specifik daňové legislativy a vědí, jak se chovat v kontroverzních situacích.

Hlavní problémy:

• Při provádění plateb mohou být přehlédnuty cestovní výdaje, půjčky a další vypořádání se zaměstnanci.
• Účetní dělají chyby v detailech, v důsledku čehož se platby „mzdy“ nedostanou k příjemci

Důsledky:

• Nedostatečné nebo přeplacené platby zaměstnancům, což způsobuje finanční škody a poškození reputace společnosti
• Vznik dluhu vůči státu, který může vést k zablokování účtu organizace nebo k odepsání finančních prostředků z něj, potíže s předkládáním výkazní dokumentace, značné finanční ztráty

Ochráníme vás před takovými riziky.

• Jedním ze zásad naší práce je pravidelné odsouhlasování s Federální daňovou službou a mimorozpočtovými fondy za účelem zjištění neexistence dluhů.
• Naši specialisté pečlivě sledují změny v legislativě, což nám umožňuje uplatňovat pouze správné výše daní.

Hlavní problémy:

• Mzdová účetní zadává nesprávné nebo neúplné osobní údaje
• Ostatní specialisté, kteří připravují zprávy, nemají čas sledovat změny v procesu generování a odesílání dokumentů pro výkazy.

Důsledky:

• V procesu generování reportů dochází k chybám, což vede ke zpoždění termínů
• Organizaci hrozí pokuta za pozdní podání personalizovaných výkazů penzijnímu fondu účetním ve výši 20 % z celkové výše příspěvků.

Toto je vyloučeno, pokud s námi spolupracujete:

• Na podání personalizovaných reportů se připravujeme předem a v každé fázi přísně kontrolujeme dostatečnost informací.
• Specialisté společnosti mají dlouholeté zkušenosti s výpočtem mezd, a proto se úspěšně vyhýbají obtížným oblastem a chybám.
• Výpočet mezd je naší hlavní činností, proto jsme si vědomi aktuálních změn

JAK VYPOČÍTÁME PLATY

Při připojení ke službě

• Analyzujeme stávající mzdový systém a daňový systém
• Určíme zdroje dat a dokumentů, které budou použity pro výpočet mezd, a identifikujeme osoby odpovědné za poskytování těchto informací.
• Studujeme automatizační nástroje dostupné ve firmě a zdokonalujeme softwarové produkty
• Veškeré procesy regulujeme a písemně je zaznamenáváme.
• Zavádíme kontrolní postupy
• Optimalizujeme výměnu informací mezi účetním systémem a mzdovým programem

• Platy zaměstnanců vypočítáváme v souladu se zadanými parametry
• Identifikujeme rizika, která mohou nastat během shromažďování dat a dokumentace
• V případě potřeby zajistíme interakci s hlavním účetním pro zlepšení obchodních procesů.
• Hledáme zdroje, jak snížit daňové platby
• Přizpůsobujeme obchodní procesy změnám obchodních podmínek (externích i interních)

SLUŽBA ZAHRNUJE

VÝPOČET

• platy, platby z občanskoprávních smluv
• bonusy, dovolená, cestovní náhrady, odměny, benefity, další příjmy
• daně a poplatky
• rezervní fondy na dovolenou

PŘÍPRAVA

• individuální výplatní pásky k distribuci zaměstnancům
• certifikáty 2-NDFL a v jakékoli formě
• mzdové listy
• průběžné platby zaměstnancům
• veškeré typy reportingu mezd regulačním orgánům
• různé možnosti reportingu pro interní potřeby společnosti.

ŘÍZENÍ

• Čtvrtletní odsouhlasení s mimorozpočtovými fondy
• Pravidelné sledování rozpočtových nedoplatků
• Zajištění zpětné vazby s daňovými úřady prostřednictvím systému elektronického hlášení

PORADENSTVÍ

• Vysvětlení provedených výpočtů
• Písemné výklady legislativních norem v oblasti výpočtu mezd a daní a souvisejícího toku dokumentů
• Ústní konzultace k pracovnímu právu – neomezené

INTERAKCE SE STÁTNÍMI ORGÁNY

• Úhrada výdajů za úhradu
  dávky ze sociálního fondu
  pojištění.
• Interakce s daňovými úřady
  orgány a mimorozpočtové fondy
  vyvstávají otázky ohledně podávání zpráv
  vaše společnost

PROČ JE TO VÝHODNÉ

HLAVNÍMU ÚČETNÍMU

• Předáte nám rutinní práci, která zabírá spoustu užitečného času
• Získáte čas a zdroje na důležitější věci
• Zbavujete se odpovědnosti za kvalitu a výsledky své práce.
• Zbavte se problémů s personálními záležitostmi spojenými s vyhledáváním a školením zaměstnanců
• Eliminujte potřebu kontrolovat zaměstnance

Sdělte nám svůj aktuální rozpočet a my vám to uděláme.
navrhneme, jak to optimalizovat, až
udržování a zlepšování kvality
servis!

NEBO NÁM ZAVOLEJTE TELEFONICKY: +7 (4922) 22-23-85

SPOLEČNOSTI

• Výpočet mezd se provádí efektivněji a profesionálněji
  přesnost a efektivita jsou zaručeny a nedochází k žádným chybám
  Hlavní účetní má uvolněné úsilí pro důležitější záležitosti

snížení daňových rizik společnosti, zvýšení daňové jistoty,

PROČ PILOTNÍ PROGRAM V OBLASTI OBCHODNÍCH TECHNOLOGIÍ?

Věříte, že výpočet platu zvládne jakýkoli více či méně zkušený účetní. Praxe však ukazuje, že výpočet platu v každém druhém případě nastává s obtížemi.
V této záležitosti máme bohaté dlouholeté zkušenosti, jsme schopni jednat ve složitých a nestandardních situacích a víme, jak se vyhnout případným problémům.

Práce v „1C: ZUP“

V naší práci používáme známý univerzální program pro účetní „1C: ZUP“. Ten vám umožní začít obsluhovat vaši společnost bez dodatečných výdajů a zároveň zaručí plnou kontinuitu účetních procesů. Naše organizace je multidisciplinární, jsme franšízantem společnosti 1C a máme dostatek zdrojů k rychlému vylepšení programu 1C pro konkrétní organizaci.

Možnost dálkového ovládání práce

Jsme připraveni nabídnout vzdálený přístup k databázi, kde se počítají mzdy, což je pro vás velmi výhodné, například pokud si sami vedete personální evidenci. Společná práce v jedné databázi usnadňuje interakci a eliminuje duplicitu funkcí.

Materiál odpovědnost za výsledek

Naše společnost nese finanční odpovědnost za výsledky své práce, jejíž parametry jsou projednávány při uzavírání smlouvy. S námi se nemusíte obávat vzniku pokut, i když uděláte chybu ve výpočtech – hradíme je sami.

Optimalizace výkonu zaměstnanců je úkolem každého manažera. Na základě plánu výroby lze snadno určit, kolik výrobních pracovníků je potřeba a kolik práce musí být dokončeno. Ale posoudit velikost účetního oddělení a pracovní vytížení každého účetního není snadný úkol.

Je důležité plánovat finanční práci, aby účetní zvládli zátěž. Prostoje z důvodu nedostatečného vytížení a platby za promarněnou pracovní dobu jsou nepřijatelné. Výpočet optimálního účetního personálu je tématem našeho článku.

Jak posoudit nadměrné nebo nedostatečné vytížení účetních

Častěji se problémy přetížení týkají účetního, který samostatně vede účetnictví pro malou společnost. S růstem výroby a prodeje výrobků vyžadují finanční záležitosti více času a účetní nezvládá své funkce. Při práci v nouzovém režimu je neustále ve stresu, což způsobuje nespokojenost s aktuální situací a vede ke konfliktům se zaměstnavatelem.

Někdy má podnik velký účetní personál, kde práce probíhá bez velkého stresu. Zdá se, že zaměstnancům je zajištěno příjemné mikroklima, což je pozitivní věc. V praxi je nemilým překvapením pro vedení zjištění včas nepodaných hlášení nebo ztráta důležitých dokumentů a obdržení požadavků regulačních úřadů na zaplacení pokut a penále.

„Uvolněný“ provozní režim účetního oddělení je nepřijatelný, vede k porušení disciplíny a ztrátě kontroly nad podřízenými a může způsobit zhoršení finanční situace společnosti.

Důležitým úkolem manažera je určit aktuální počet účetních tak, aby nebyli účetní přetěžováni nebo nepřiměřeně „nafoukaní“. Je potřeba přilákat takový počet zaměstnanců, aby mohli efektivně plnit své povinnosti.

Jak určit požadovaný počet účetních a vypočítat mzdové náklady

1. Striktně vymezte povinnosti účetních a zaměstnanců příbuzných profesí: právníků, personalistů, manažerů atd.

Pokud společnost takové specialisty nemá, jejich funkce vykonávají účetní – bude třeba zavést nové personální pozice.

Manažer musí mít pochopení: čím více související pracovní zátěže účetní má, tím méně času je věnováno přímo účetnictví. To je plné opomenutí v práci, vede to k pokutám a sankcím a způsobuje společnosti materiální škody.

1. Odhadněte množství papírování: zabere to značné množství času.

Pokud účetním oddělením prochází hodně faktur a faktur, je možné najmout samostatného specialistu, který dokumentaci promítne do účetnictví.

1. Analyzujte úroveň vybavení účetního oddělení vybavením, softwarem a přístupem k internetu.

Ruční práce účetního má za následek nízkou produktivitu práce. Hlavním požadavkem na organizaci ekonomických procesů společnosti je jejich automatizace. Vyžaduje značné finanční investice a kompetentní IT specialisty, ale vyplatí se zvýšením provozní efektivity a snížením nákladů na nábor dalších pracovníků.

Standardizace účetních prací

Krok 1. K určení optimálního počtu účetních musí manažer a hlavní účetní společně vypracovat konkrétní seznam úkolů přidělených finanční službě.

Krok 2. Je třeba předvídat čas na dokončení každého úkolu a rozdělit je mezi zaměstnance: hlavní účetní, zástupce (pokud je k dispozici), vedoucí a řadoví účetní, pomocný personál (pokladní, operátor atd.). Přijatý čas se porovnává s výkazem pracovní doby. Obvykle již v této fázi dochází k pochopení toho, jak by měla být pracovní zátěž rozdělena mezi účetní pracovníky.

Krok 3. Po stanovení časových norem a jejich rozdělení mezi účetní je nutné sestavit plán rozpočtu na platy účetních pracovníků. Pro její výpočet je potřeba vynásobit standardní pracovní dobu každého zaměstnance jeho průměrnou hodinovou sazbou. Tím získáme plánovanou hodnotu mzdového fondu (mzd) účtárny za měsíc.

Důležité!

Někdy je neefektivnost finanční práce způsobena neschopností hlavního účetního správně delegovat pravomoci na podřízené, nedostatkem disciplíny a podřízenosti. Na tomto základě vznikají konflikty jak uvnitř účetního oddělení, tak s vedením, což negativně ovlivňuje finanční procesy společnosti a stabilitu práce obecně.

Příklad výpočtu potřebného počtu účetních

Hlavní metodou používanou k určení počtu účetních v podniku je standardizace. Zde je příklad:

příklad

Je třeba určit, kolik účetních potřebuje velkoobchodní společnost se 100 zaměstnanci. Měsíčně jde o cca 10 dodávek zboží od každého z 50 dodavatelů. Společnost má 2 sklady: hlavní a vedlejší. Platba za produkty dodavatelům se převádí dvakrát měsíčně. Průměrná měsíční kupní síla je 10 transakcí s každým z 1000 spotřebitelů. Platby za produkty jsou od zákazníků přijímány dvakrát měsíčně.

Pro výkon práce zaměstnance finančních služeb jsou stanoveny standardní ukazatele:

• ohledně plateb dodavatelům: 36 dokladů za 1 hodinu;
• ve vztahu k vypořádání se spotřebiteli: 40 dokumentů za 1 hodinu;
• příprava platebních příkazů k platbě: 15 platebních příkazů za 1 hodinu;
• v oblasti příchozích/odchozích bankovních transakcí: 50 transakcí za 1 hodinu;
• dle mzdové agendy: 1500 zaměstnanců měsíčně.

Standardní měsíční výpočet bude následující:

• Zpracování dokumentace od dodavatelů produktů a přesun mezi sklady:

50 dodavatelů * 10 dodávek = 500 nákladních listů (Nákladní list).
Převod mezi sklady 500 nákladních listů (Nákladní list).
mzdové náklady účetního:
36 * 21 dní * 8 hodin = 6048 TTN
Výpočet jednotky účetní práce:
1000 / 6048 (%) = 0,17 účetní.

• Vyrovnání se spotřebiteli:

1000 zákazníků * 10 nákupů = 10 000 objednávek
mzdové náklady účetního:
40 * 21 * 8 = 6720 TTN
Výpočet jednotky účetní práce:
10 000 / 6720 (%) = 1,48 účetní.

• Provádění bankovních operací za účelem přípravy plateb na platby dodavatelům:

50 dodavatelů * 2x měsíčně = 100 platebních příkazů (PP)
mzdové náklady účetního:
15 * 21 * 8 = 2520 PP
Výpočet jednotky účetní práce:
100 / 2520 (%) = 0,04 účetní

• Příchozí/odchozí bankovní transakce vyžadují zohlednění v účetním programu:

100 vzájemných vyrovnání s dodavateli + 2000 vzájemných vyrovnání s kupujícími = 2100 transakcí
mzdové náklady účetního:
50 * 21 * 8 = 8400 operací
2100 / 8400 (%) = 0,25 účetní

100 / 1500 = 0,06 účetní.
Konečný výsledek určíme:
0,17 + 1,48 + 0,04 + 0,25 + 0,06 = 2 účetní

Na základě výpočtů bylo stanoveno, že tato společnost bude vyžadovat personál 2 účetních na základě pracovních potřeb řadových zaměstnanců. Toto číslo nezahrnuje hlavního účetního, který vykonává dozorčí funkce, provádí běžné operace a připravuje zprávy.

Optimalizace účetní zátěže

Identifikace nadměrné či nedostatečné zátěže účetních zaměstnanců vyžaduje opatření zaměřená na optimalizaci finanční práce. Patří sem:

• kompetentní plánování a organizace toku dokumentů podniku – umožňuje včasné přijímání, ověřování, promítnutí do účetních programů a ukládání finančních dokumentů;
• automatizace účetnictví – snižuje čas na zpracování dat, umožňuje analyzovat větší objem informací a vyhnout se chybám;
• zlepšení obchodních procesů odrážejících se v účetnictví: dodávky, výroba a prodej výrobků, vypořádání s dodavateli a dodavateli atd.;
• vytvoření příznivého mikroklimatu a motivace – je dosaženo osvobozením účetních od vykonávání neobvyklých funkcí, prevencí práce o víkendech, nadměrného vytížení účetního personálu a zavedením bonusového systému za kvalitní práci.

Abychom to shrnuli, poznamenáváme, že pro zvýšení efektivity práce a optimalizaci pracovní zátěže pracovníků účetního oddělení je nutné:

• vypočítat běžné náklady na finanční službu;
• zvýraznit nejdůležitější a vedlejší funkce;
• posoudit skutečné mzdové náklady procesů.

Chcete si přečíst rady daňových expertů a hlavních účetních?

Přihlaste se k odběru aktualizací blogu