Kde se můžete ubytovat na služební cestě jinde než v hotelu?

Zaměstnanec na služební cestě se může ubytovat nejen v hotelu. V tomto článku si ukážeme, jak nahlásit přenocování v pronajatém nebo firemním bytě, případně u příbuzných a přátel.

V pronajatém bytě

Zaměstnanec si může pronajmout byt od soukromé osoby na služební cestu. V tomto případě jsou životní náklady potvrzeny smlouvou o krátkodobém nájmu bytu nebo dokladem o zaplacení.

1) Krátkodobá nájemní smlouva na obytné prostory

Specifika jejího uzavření jsou definována v kapitole 35 občanského zákoníku Ruské federace. Za prvé, nájemcem může být pouze fyzická osoba. Za druhé, předmětem smlouvy mohou být pouze obytné prostory: soukromý dům nebo jeho část, byt nebo pokoj.

Co by měla smlouva obsahovat:

• název dokumentu: „Smlouva o nájmu bytu“;
• datum uzavření;
• údaje o nájemci a pronajímateli;
• předmět pronájmu – obytné prostory s adresou;
• doba trvání smlouvy;
• výše poplatku za ubytování a postup jeho úhrady;
• podpisy stran.

Vzor nájemní smlouvy na nebytové prostory. Stáhnout vzor

Na trhu s pronájmy se často pronajímají byty, které jsou v podstatě nebytovými prostory. Nařízení o služebních cestách č. 749 nezakazuje služebnímu cestujícímu přenocovat v nebytových prostorách, ale podle významu nařízení není zaměstnavatel povinen tyto výdaje uhradit. V tomto případě se výdaje považují za nepotvrzené. Aby zaměstnavatel mohl zaměstnanci uhradit náklady na přenocování, musí vydat příkaz o úhradě nepotvrzených výdajů.

Protože ne každý zaměstnavatel s tím bude souhlasit, je lepší si před rezervací ubytování ověřit stav prostor u majitele, případně si vyžádat doklad o zaplacení ubytování, který bude alternativou k nájemní smlouvě.

2) Potvrzení o zaplacení ubytování

Potvrzení se vystavuje dodatečně ke smlouvě nebo jako její alternativa. Majitelé při pronájmu bytu ne vždy podepisují smlouvu. Nejčastěji jednoduše předají klíče a vydají potvrzení o přijatých penězích.

Účtenka může být přijata k účetnictví, pokud má znaky primárního účetního dokladu:

• název – „Potvrzení“;
• datum sestavení;
• Celé jméno osoby, která potvrzení vydala, a komu;
• za co byly peníze přijaty: „Platba za bydlení na takové a takové adrese na takové a takové období“;
• množství;
• podpis osoby, která potvrzení vydala.

Obecně se potvrzení píše ručně, ale můžete použít předem připravený tištěný formulář, ve kterém necháte prázdné sloupce: celé jméno příjemce peněz, údaje z jeho pasu, adresu bydliště, částku čísly a slovy, za co byly peníze přijaty. Poté do nich zapíšete potřebné údaje.

Pokud vyslaný zaměstnanec plánuje pronajmout si bydlení od soukromého vlastníka, je pro něj lepší si předem připravit potvrzení o předběžné zprávě.

Vzorový doklad o přijetí peněz za ubytování. Stáhnout vzorový doklad

Náklady na pronájem bytu od soukromé osoby lze potvrdit jakýmkoli dokumentem – smlouvou nebo dokladem, vyhotoveným v souladu s právními předpisy Ruské federace, a budou se jednat o ekonomicky odůvodněné výdaje podle odstavce 1 článku 252 daňového zákoníku Ruské federace. Podléhají účtování v plné výši podle odstavce 12 článku 1 daňového zákoníku Ruské federace.

Skutečné výdaje na pronájem bytu během služební cesty, potvrzené doklady, nepodléhají dani z příjmu fyzických osob a pojistnému – odstavec 1 článku 217 daňového zákoníku Ruské federace, odstavec 2 článku 422 daňového zákoníku Ruské federace.

V servisním bytě

Některé organizace pronajímají byty pro zaměstnance na služebních cestách. Nájemní smlouva se uzavírá na dobu určitou i na dobu neurčitou.

Služební ubytování je zaměstnanci na služební cestě poskytováno bezplatně. Náklady na bydlení ve služebním bytě není třeba proplácet a uvádět v zálohové zprávě – bod 14 nařízení o služebních cestách.

Zaměstnavatel může zohlednit jako ekonomicky odůvodněné náklady na pronájem pouze po dobu bydlení v bytě vyslaného zaměstnance – pododstavec 12 odstavce 1 článku 264 daňového zákoníku Ruské federace. Prostoje bydlení se hradí z čistého zisku. Toto stanovisko vyjádřilo Ministerstvo financí Ruska v dopise ze dne 15.01.2016 č. 03-03-07/803.

Organizace by se měly vyhýbat nájemním smlouvám na dobu neurčitou. Výhodnější je sjednat si pronájem bytu pouze na dobu trvání služební cesty, ale to není vždy možné v praxi realizovat kvůli byrokracii ve velkých firmách.

Od příbuzných a přátel

Pokud služební cestující během cesty stráví noc u příbuzných nebo přátel, má stále nárok na kompenzaci nákladů na ubytování. Nájemní smlouva ani doklad o zaplacení peněz nejsou vyžadovány.

Ubytování během služební cesty u příbuzných nebo přátel se nepovažuje za bezplatné ubytování podle odstavce 14 nařízení č. 749. Zaměstnanec si totiž ubytování na noc zajistil sám a neobdržel ho od zaměstnavatele ani od jiné organizace. To znamená, že společnost musí zaměstnanci uhradit náklady na ubytování v souladu s článkem 168 zákoníku práce Ruské federace.

Skutečnou délku pobytu v místě pracovní cesty lze potvrdit služebním lístkem zaměstnance a cestovními doklady. To umožňuje odstavec 7 nařízení č. 749.

Výdaje zaměstnance však můžete zohlednit a nahradit pouze na základě memoranda se souhlasem zaměstnavatele. Pokud má organizace normy pro výdaje na bydlení během pracovní cesty stanovené kolektivní smlouvou nebo předpisem o pracovních cestách, proplácejí se výdaje podle nich. Pokud ne, vydá společnost příkaz k proplacení nepotvrzených výdajů na bydlení zaměstnanci.

Výši kompenzace určuje vedoucí společnosti samostatně. Upozorňujeme, že podle odstavce 1 článku 217 daňového zákoníku Ruské federace nepotvrzené výdaje na ubytování během služební cesty ve výši 700 rublů za den v Rusku a 2500 XNUMX rublů při cestách do zahraničí nepodléhají dani z příjmu fyzických osob. Pojistné se účtuje z celé částky.

Vzorový příkaz k náhradě nepotvrzených životních nákladů zaměstnanci. Stáhnout vzorový příkaz

Často kladené dotazy

Je nutné pro účely hlášení pořídit si kopii osvědčení o vlastnictví bytových prostor k nájemní smlouvě?

Ne. Postačuje nájemní smlouva, nájemní smlouva nebo jiný dokument potvrzující skutečnost výdajů a účasti na služební cestě. Ministerstvo financí to přímo uvedlo ve svém dopise ze dne 15.01.2016 č. 03-03-07/803.

Lze nájemní smlouvu o bytu zohlednit jako doklad o výdajích na ubytování během služební cesty?

Budou se jednat o nepotvrzené výdaje. Nařízení č. 749 stanoví úhradu výdajů pouze za bydlení v obytných prostorách a byty se na ně nevztahují. Výdaje lze zohlednit a zaměstnanci proplatit pouze na základě rozhodnutí vedoucího organizace. Při bydlení v bytech je lepší vystavit potvrzení nebo dohodu bez specifikace účelu prostor.

Na účtence není uvedena skutečná doba bydlení v pronajatém bytě. Lze ji zohlednit?

Ano, pokud obsahuje údaje o primárním účetním dokladu podle odstavce 2 článku 9 zákona ze dne 06.12.2011 č. 402-FZ: jméno, datum přípravy, částka, označení předmětu transakce (platba za byt), strany transakce a podpis autora.

S tím výsledkem, že

• Výdaje na pronajatý byt během služební cesty se potvrzují nájemní smlouvou a/nebo dokladem o zaplacení bydlení. Byty často nejsou obytnými prostory. Aby si služební cestující mohl potvrdit své životní náklady, je vhodné si od majitele vzít doklad o zaplacení bydlení. V opačném případě se výdaje považují za nepotvrzené a jsou hrazeny pouze na základě rozhodnutí vedoucího organizace.
• Podle odstavce 14 nařízení o pracovních cestách č. 749 se bezplatné ubytování ve služebním bytě zaměstnanci neproplácí a nezahrnuje se do zálohové zprávy.
• Zaměstnavatel musí zaměstnanci nahradit ubytování během pracovní cesty u příbuzných nebo přátel. Za tímto účelem zaměstnanec sepíše pracovní memorandum. Výše náhrady se stanoví podle norem kolektivní smlouvy nebo vnitřních předpisů o pracovních cestách, případně na základě nařízení zaměstnavatele.

* Článek má informativní charakter a nemusí se shodovat s názorem vládních orgánů a názorem čtenářů článku. Společnost NTT nenese odpovědnost za rozhodnutí učiněná na základě informací uvedených v článku.

Můžete také číst

Když přijedeme na návštěvu, zejména k neznámým lidem, vyvstává spousta otázek. Odpovědi na ně nejsou vždy zřejmé: co dělat, když jste omylem rozbili hostitelovo nádobí, jak se zachovat, když vás vytrvale žádají, abyste si odnesli zbývající pamlsky, je zdvořilé žádat o víc? AiF.ru jim pomohla porozumět učitelka-poradkyně pro etiketu a obchodní protokol Tatyana Nikolaeva.

1. Je slušné přinést si na večírek vlastní nápoje a jídlo, pokud jste je z nějakého důvodu nekoordinovali s menu hostesky?

Platí jedno důležité pravidlo: veškeré nápoje (jídlo), které si hosté přinesou s sebou, musí slušní lidé položit na stůl. Přirozeně může nastat situace, že se váš alkohol (jídlo) prostě nevejde do již vytvořeného jídelníčku. Z tohoto důvodu bych doporučil volit univerzální nápoje, jako je koňak. Další možností je, že můžete něco přinést a říct hostitelce, že je to osobní pro ni, její rodinu. Pak má právo nepokládat vaše dárky s jídlem na stůl.

Pokud jde o některá jídla, která jste se spontánně rozhodli vzít s sebou, je lepší se takového nápadu zdržet. Najednou bude váš salát stejný jako salát hostitelky a hosté je začnou porovnávat. Je nepravděpodobné, že by se to někomu líbilo.

2. Je slušné žádat o více?

Je-li dostatek jídla, váš požadavek hostitelku jen potěší; Ale když zbývá poslední lžička, musí ji sama buď rozdělit mezi ty, kdo ji chtějí, nebo ji nabídnout někomu, kdo byl s pokrmem obzvlášť štědrý.

Obecně na takové žádosti není nic trestné. Například zbývá poslední kousek dortu. Můžete si to klidně rozdělit napůl se svým sousedem nebo s tím, kdo sedí naproti vám. Pokud vaši iniciativu nepodpoří, řekněte nahlas následující větu: „Protože všichni odmítají, s vaším svolením sním tento kousek koláče.“

3. Jak se vzdát alkoholu, když z nějakého důvodu nepijete?

Řiďte se zákazem lékaře. Ale to může vyvolat další otázku od ostatních: „Co se vám stalo?“ Proto je tato možnost vhodná pro neznámé společnosti, kde se vás pravděpodobně nebudou ptát na podrobnosti.

V případě, že nepijete podle svého ideologického přesvědčení, není absolutně nutné je hlásat shromážděným hostům. Jen se omezte na frázi: „Nepiju.“

Abyste na sebe nepřitahovali pozornost, můžete také vždy předstírat, že pijete (namočte si rty šampaňským a sklenici odložte). Je zde však ještě jedno nebezpečí – v každém podniku jsou lidé, kteří považují za svou povinnost opít všechny kolem. Je nepravděpodobné, že vaše malé lži uniknou jejich očím.

4. Pokud nesníte přísadu do salátu, můžete ji opatrně vyjmout a nechat na talíři, zatímco budete jíst zbytek pokrmu?

Je lepší jídlo úplně odmítnout. Vybírání cibule, hrášku nebo jakékoli jiné ingredience podle vašich chuťových preferencí zkazí apetit lidí kolem vás.

Další otázkou je, kdy má člověk zdravotní kontraindikace (například alergie). Je lepší je okamžitě potichu vyslovit hostitelce. A už vám řekne, co můžete jíst a co ne.

Opět není potřeba všem říkat, že jste vegan nebo držíte půst. Toto jsou osobní údaje. Mimochodem, připomenu, že půst není jen odmítnutí jídla, ale také odmítnutí nějaké zábavy. Vzhledem k tomu, že jste se rozhodli omezit se v jídle, zůstaňte doma, není třeba navštěvovat hosty.

5. Jak se zachovat, když v salátu uvidíte špinavou lžíci nebo vlasy?

Samozřejmě, že v tak choulostivé situaci není třeba předvádět ani jedno, ani druhé. Dobrá hospodyňka vždy sleduje, zda její hosté jedí nebo sedí se založenýma rukama. V této poslední situaci se jistě zeptá: „Děje se něco?“ V tuto chvíli byste měli potichu říci: „Prosím, vyměňte mou část.“ Tato fráze stačí k tomu, aby hosteska splnila váš požadavek bez zbytečných otázek.

Můžete také převzít iniciativu sami a tiše, aniž byste přitahovali pozornost hostů, požádat o výměnu talíře.

6. Je možné nedojíst nějaké jídlo?

Ano, každý z nás má své vlastní chuťové preference. Majitel je nemůže znát. Slušně vychovaný člověk ale nikdy neřekne, že mu třeba nechutná ryba (jakýkoli jiný produkt), tak si ji nedá. Souhlasí s vyzkoušením pokrmu, jednoduše požádá o velmi malou porci, například s tím, že už je sytý. Kromě toho je velmi důležité pochválit hostitelku, tímto způsobem projevíte respekt k jejímu úsilí.

7. Potřebujete upozornit hostitele, že na oslavu nepřijdete sami?

Je to nutnost, protože lidé počítají určitý počet porcí, míst a tak dále. Bez souhlasu majitele s sebou nemůžete vzít nikoho, ani děti. O takových bodech by se mělo diskutovat. Pro objasnění situace můžete použít větu: „Rád bych přijel na návštěvu, ale bohužel nemám u koho nechat dítě.“ Pokud vám majitelé řeknou – to je v pořádku, pojďte se svými dětmi, můžete to udělat s čistým svědomím.

8. Je vhodné nabídnout hostitelce svou pomoc např. přinesení nádobí na stůl, mytí nádobí apod.?

Vše závisí na míře intimity s vaším hostitelem. Když nejste příliš blízko, samozřejmě stojí za to nabídnout pomoc, ale v žádném případě byste neměli trvat. Pokud hostitelka řekla: „Děkuji, udělám to sama.“ Neodporujte mi. Také se nemůžete starat o kuchyň někoho jiného, ​​lézt do lednice, skříněk atd.

Rád bych poznamenal ještě jeden důležitý bod: mytí nádobí v přítomnosti hostů je špatné. Toto je druh náznaku, že je čas, aby všichni odešli. Jediné, co vás v takové situaci může ospravedlnit, je nedostatek nádobí k podávání následujících jídel.

9. Jak pozdě je to přijatelné?

Zpoždění je povoleno pouze 15 minut. To je přesně čas, kdy přijíždějí hosté. Ne každý se může dostavit přesně ve stanovený čas. Mimochodem, mějte na paměti, že přijít dříve, než je termín, je také ošklivé. Maximum, co si v tomto případě můžete dovolit, je 10 minut (před začátkem oslavy).

Pokud se z nějakého důvodu zdržíte déle než 15 minut, zavolejte hostitelce a řekněte jí, aby hostinu zahájila bez vás.

10. Pokud náhodou něco v domě rozbijete, jak z této situace ven?

Případné materiální škody musí být nahrazeny. To ale neznamená, že byste měli všeho nechat a běžet do obchodu pro nové brýle. Nabízet peníze také není vždy správné. V takové situaci je lepší potom vrátit to, co jste omylem rozbili. Chci zdůraznit, že majitelé se v této situaci musí chovat důstojně. Pokud se kvůli hostu vaše oblíbené skleničky náhodou změnily na úlomky, není třeba nad tím lamentovat.

11. Jak správně požádat o jídlo, které je od vás daleko?

Je zcela správné požádat osobu, která sedí nejblíže k němu, aby podala misku. Můžete také dát svůj talíř, aby vám mohl být podáván. Zde je však mírná obtíž – přenáší se pomocí zařízení, a to není vždy vhodné.

Pokud mluvíme o dámě, obrací se k muži, který je po její levici. Připomínám, že v ideálním případě sedí hosté střídavě: muž – žena, muž – žena. Host se k němu otočí: „Mohl bys mě, Ivane Petroviči, požádat, abych tam podal ten salát?“ A Ivan Petrovič už jedná podle schématu, které jsem uvedl výše.

12. Je vhodné vzít si s sebou boty a pantofle, když jste pozváni na návštěvu?

Dovolte mi začít tím, že je nevhodné zouvat hostům boty. To je špatně. Ale musíte uznat, že málokdo chce sedět u novoročního stolu v zimních botách. Skvělým řešením je proto vzít si s sebou náhradní boty.

Samozřejmě, když zaskočíte ke kamarádce na kafe, můžete se bez problémů procházet po jejím bytě v ponožkách (punčocháčích), ale pokud se bavíme o nějaké galavečeři, kde dámy nosí večerní šaty, tak např. vzhled je nevhodný. Je důležité vybrat si náhradní boty tak, aby ladily s vaším outfitem. Toto pravidlo platí pro muže i ženy. Pouze boty, žádné pantofle!

13. Když jste pozváni na návštěvu, je možné zeptat se hostitelů, kdo další bude na večeru přítomen?

Pokládat takové otázky je neslušné. Sami dobří hostitelé však musí dát hostům jasně najevo, jakou párty chystají. Jména všech pozvaných vám samozřejmě nikdo neřekne jmenovitě, jen nastíní obrázek obecně. Například: budou tam kolegové z práce, moje matka, příbuzní atd. Porozumíte tak úrovni nadcházející události a zvolíte vhodný outfit a image.

14. Když si jdeme do vany umýt ruce, máme požádat hostitelku o ručník, nebo je lepší ji neobtěžovat?

Osušit se ručníky svého hostitele je špatné chování. Nikdy to nedělej. Abyste se takovým situacím vyhnuli, musíte se na ně připravit. Mějte pro své hosty připravený stoh čistých ručníků s košem (košíkem), kam je lze vyhodit. Jako poslední možnost používejte pro stejné účely silné jednorázové ubrousky (také s odpadkovým košem).

15. Jak se zachovat, když vás hostitelka vytrvale zve, abyste si odnesli nějakou tu pamlsku?

Pokud mluvíme o blízkých lidech, pak je docela možné s takovým návrhem souhlasit. Když ale řešíme vztah úplně jiné úrovně, hostitelka by takové věci nabízet neměla a vy máte právo odmítnout. Hlavní věc je, že od svátečního stolu nic nepožadujete.

16. Jaká témata je nejlepší u svátečního stolu neprobírat?

Rozhodně byste neměli nastolovat témata, která povedou hosty k hádkám, diskusím a hádkám. Myslím politiku, sport (pokud se sejdou fanoušci různých týmů). Nemluví o špatných zprávách, i když jde o společensky významné zdravotní problémy. Samozřejmě byste neměli pomlouvat jiné lidi.

17. Je možné požádat hostesku, aby podávala čaj nebo kávu před přinesením sladkostí?

Pamatujte: nepotřebujete předvádět své zvyky v domě někoho jiného. Je lepší dodržovat program vlastníků, protože vše, co je v rozporu s jejich plány, způsobuje určité nepříjemnosti. I když opravdu chcete čaj nebo kávu, nejvíce můžete požádat o sklenici vody. Takový požadavek je snazší splnit než vyrobit horký nápoj.

18. Kdy je vhodné odejít a jak reagovat na přemlouvání majitelů, aby zůstali a seděli o něco déle?

Pokud víte, že budete muset odejít dříve, proberte to předem. A protože z akce odcházíte kriticky brzy, je lepší se rozloučit pouze s hostiteli.

Podání čaje a kávy znamená, že program skončil a asi po 15-30 minutách se musíte připravit na cestu domů. Pokud jde o přesvědčování lidí, aby zůstali: pokud se rozhodnete odejít, jděte. Nepodléhejte žádostem, abyste zůstali další půl hodiny. Jinak byste mohli lidi jen nudit.